S’il fallait comparer HubSpot à quelque chose, ce serait à une voiture de sport… capable de belles performances, à condition de ne pas rester en première, moteur bridé et trajectoire hésitante.
Beaucoup d’entreprises sont équipées d’HubSpot, mais l’outil est souvent mal configuré, partiellement exploité, voire complètement délaissé. Vous constatez alors des processus peu efficaces, des automatisations incohérentes, une base de données confuse. En bref, votre CRM ne remplit pas sa mission.
C’est là qu’un audit HubSpot s’impose. Claire Salomon, Consultante chez Webconversion, nous partage son approche, avec des conseils concrets et quelques signaux d’alerte à ne pas ignorer.
Quels sont les signes qui montrent qu’un audit HubSpot s’impose ?
1. Mauvaise ou non utilisation de l’outil
Un des premiers signes, c’est l’absence de confiance dans l’outil. Quand certains collaborateurs ne l’utilisent pas du tout, d’autres mal, ou chacun à leur manière, le CRM perd tout son intérêt.
« C’est souvent le point de départ d’un audit : comment mobiliser les équipes autour de l’outil, garantir un usage cohérent et s’assurer que chacun l’exploite correctement ? »
Un audit permet alors de repartir sur de bonnes bases, avec un outil clair, partagé et adapté aux besoins réels des utilisateurs.
2. Sous-exploitation de l’outil
Un autre signe révélateur est que les équipes ne maîtrisent pas l’outil, ni ce qui a été mis en place, ni ce qu’il permet réellement de faire. Seules quelques fonctionnalités sont utilisées, souvent les plus basiques.
« Vous achetez un outil et vos équipes n’en utilisent que 10 %. »
3. Des process flous ou inefficaces
Quand chaque équipe bricole sa propre méthode sans coordination, on perd en efficacité et en données exploitables.
« Les processus ne sont pas clairs et fluides, ce qui fait que les commerciaux ne réussissent pas à avoir une vision fiable de leur pipeline ou de bien les qualifier. »
4. Des indicateurs incohérents
Autre signal d’alerte : des indicateurs qui ne reflètent pas la réalité.
« Quand on observe beaucoup plus de SQL que de MQL, il y a clairement un souci. On se rend compte que les leads ne sont pas qualifiés correctement, que les étapes ne sont pas fluides, et que les données remontées ne permettent pas de piloter efficacement.»
Ce désalignement traduit souvent une configuration bancale : des tableaux de bord peu fiables, des KPIs difficiles à extraire, une base de données en désordre. Même les processus censés structurer l’activité commerciale ou marketing ne sont pas utilisés ou mal.
Un audit permet alors de faire le tri, clarifier les usages et retrouver un pilotage fiable.
5. Une base de données bancale
« Est-ce qu’on arrive à savoir rapidement combien il y a de MQL dans le CRM ? »
Si la réponse est non, c’est qu’il y a un problème. Quand les données sont incomplètes, mal formatées ou dispersées, impossible d’avoir une vision claire.
Doublons, champs vides, formats incohérents… c’est le bazar ? Il est temps d’auditer.
« Un bon indicateur de désordre, c’est quand on ne retrouve pas les bons KPIs, ou qu’ils ne reflètent pas la réalité. Dans certains cas, les tableaux de bord sont inutilisables, ou les taux de conversion sont faussés. »
Ce manque de fiabilité peut venir d’une mauvaise configuration, d’une mauvaise utilisation ou d’une accumulation de pratiques isolées.
Audit HubSpot : sur quels points faut-il se concentrer ?
1. Cadrage du besoin
Avant de foncer dans les configurations, vous devez poser les bases.
Objectifs business
- Quels sont les objectifs des équipes sales et marketing avec HubSpot ?
- Quels KPIs suivre et à quelle fréquence ?
Vision cible du CRM
- À quoi ressemble une utilisation idéale du CRM pour vos équipes ?
« La première étape va surtout être de clarifier les objectifs et les enjeux pour l’utilisation du CRM. »
Rôle des utilisateurs
- Qui utilise réellement la plateforme aujourd’hui et pour quoi faire ?
- Tous les métiers concernés (sales, marketing, support) ont-ils été pris en compte ?
Définition des typologies de leads et des critères de priorisation
- Quelle est la définition d’un MQL dans l’entreprise ?
- Quels critères permettent de faire remonter un contact aux sales ?
2. Analyse de l’existant
Un bon audit, c’est aussi un bon état des lieux.
Base de données
- D’où viennent les contacts ? Comment sont-ils enrichis ?
- Y a-t-il des doublons ?
- Des champs inutiles ou mal formatés ?
Objets CRM
- Utilisation des objets Entreprise, Contact, Transaction.
- Les pipelines reflètent-ils le process réel ?
- Traçabilité des actions :
- Les différents canaux d’acquisition sont-ils bien trackés ?
- Quelles sont les pages et actions qui sont mesurées (visites, formulaires, clics…) ?
- L’outil est-il bien connecté aux autres briques du stack (CRM, Sales, support…) ?
Segmentation et nurturing
- Les segmentations permettent-elles d’adresser les bons cas d’usage à chaque étape du tunnel ?
- Les workflows actuels prennent-ils en compte les spécificités par pays, par source d’entrée (livre blanc, démo…) ?
Utilisation des fonctionnalités
- Automatisations (workflows, séquences, tâches auto)
- Actions marketing (emails, contenus)
- Actions sales (notes, tâches, templates)
3. Mapping & process
On rentre dans le dur : organiser et structurer les données.
Mapping des données
- Quelles propriétés sont nécessaires ?
- Quelles valeurs pour chaque champ ?
- Comment structurer les imports / synchronisations ?
Cartographie des processus
- Automatisations du cycle de vie des contacts
- Workflows de nurturing ou commerciaux
- Création de tâches auto, relances, etc.
4. Reporting & alignement stratégique
Le CRM doit servir votre stratégie et non l’inverse.
- Vos dashboards sont-ils clairs, utiles, à jour ?
- Y a-t-il un écart entre les KPI suivis et les objectifs business ?
- L’outil aide-t-il à piloter les campagnes et suivre leur ROI ?
Faire un audit HubSpot, ce n’est pas juste « faire le ménage ». C’est remettre de la cohérence entre vos outils, vos équipes et vos objectifs. Un HubSpot bien paramétré est un gain de temps pour tout le monde, des leads mieux suivis, et des campagnes plus efficaces.
Si vous sentez que votre CRM tourne à vide, alors il est temps de nous en parler !
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