Votre choix est fait : votre outil de marketing automation sera HubSpot (comme plus de 216 000 entreprises dans le monde). Vous avez opté pour une valeur sûre, des fonctionnalités complètes et un système de hubs thématiques qui paraissent assurer sérieux et efficacité.
Vous vous retrouvez donc à lancer HubSpot pour la première fois… mais par où commencer ? Derrière son interface épurée et son apparente simplicité d’utilisation, vous pouvez vous sentir submergé par le champ des possibles. Comment vous assurer que tout fonctionne au maximum des capacités de cette bête de guerre ? (Pas si) petite checklist !
La checklist ultime (avec les étapes)
#1 Faites le bon choix d’abonnement
Si HubSpot propose des outils fondamentaux gratuitement, différents abonnements sont proposés en fonction des hubs indispensables à votre activité (Marketing, Sales, Content…) et au nombre de postes nécessaires. Pas de panique : si vos besoins évoluent, votre abonnement peut suivre.
#2 Gérez finement la configuration de votre compte
Un bon paramétrage initial est l’une des conditions sine qua none pour une bonne utilisation de votre outil.
- Créez votre compte, puis ajoutez des membres à votre équipe et attribuez-leur les autorisations adaptées.
- Définissez les préférences générales comme le fuseau horaire, la langue, les devises, les paramètres de confidentialité…
- Intégrez des applications tierces ou CRM existants pour synchroniser les données et améliorer vos flux de travail.
- Via l’onglet Branding, complétez votre kit de marque et assurez-vous que HubSpot porte vos couleurs (logo, favicon, etc.).
#3 Importez soigneusement votre base
Vous utilisez un CRM tiers ? Votre data quality est cruciale. Exporter vos données et assurez-vous qu’elles soient les plus propres, complètes et structurées que possible.
- Organisez vos contacts dans un fichier CSV ou XLS en veillant à la cohérence des données et à la validité des adresses email.
- Importez ensuite votre fichier. Associez chaque colonne de celui-ci à une propriété correspondante de HubSpot ou créez des propriétés personnalisées.
- Vérifiez les données et les paramètres sélectionnés dans le résumé, apportez des modifications si nécessaire, puis lancez l’importation.
#4 Connectez vos domaines
Connecter ses domaines permet de centraliser la gestion de votre contenu marketing et de vos campagnes. Cela facilite la publication de contenus tels que des pages de destination, des blogs, et des emails tout en maintenant un suivi des performances et une analyse détaillée.
- Cliquez tout simplement sur Connecter un domaine, sélectionnez le type de domaine et précisez s’il s’agit du domaine principal, qui héberge le contenu par défaut, ou secondaire, d’une redirection…
- Connectez-vous à votre fournisseur DNS, copiez les valeurs d’Hôte et Données depuis HubSpot, et mettez à jour les enregistrements DNS de votre domaine. La validation peut prendre de 15 à 80 minutes. Les erreurs seront signalées, et vous pourrez consulter les détails des problèmes pour les corriger.
#5 Configurez vos tableaux de bord
Les tableaux de bord HubSpot centralisent les rapports pour une vue d’ensemble des performances et des métriques clés de votre entreprise. Ils permettent de suivre et d’analyser les données en temps réel, facilitant la prise de décisions informées et l’alignement des équipes.
- Créez votre premier tableau de bord en vous rendant dans l’onglet dédié. Partez d’un modèle ou d’un tableau de bord vierge, nommez-le, et définissez son accès utilisateur.
- Après création, ajoutez et personnalisez des rapports dans votre tableau de bord selon vos besoins. De quelles informations avez-vous besoin ?
#6 Connectez vos réseaux sociaux
- Via le Marketing Hub, vous trouverez un onglet Réseaux sociaux.
- Facebook et Instagram : cochez simplement les comptes d’entreprise que vous souhaitez connecter. Notez que les comptes Instagram doivent être des comptes d’entreprise liés à une page Facebook.
- Twitter : vérifiez les autorisations et cliquez sur Autoriser l’application. Sélectionnez si les rapports incluront les posts de toutes les sources ou seulement ceux publiés via HubSpot.
- LinkedIn : cochez les comptes ou pages d’entreprise LinkedIn avec privilèges d’administrateur.
- YouTube (Marketing Hub Entreprise uniquement) : sélectionnez Rapports YouTube, sélectionnez votre compte Google et vérifiez les autorisations nécessaires.
#7 Préparez vos formulaires avec des champs proprement normés
Bravo, vous approchez du but ! Mais il convient désormais d’organiser votre récolte d’informations de vos leads. C’est là qu’entrent en jeu vos différents formulaires et autres pages de destination.
- Déterminez les informations essentielles à collecter en fonction de vos objectifs (génération de leads, collecte de feedback, etc.). Identifiez les champs nécessaires pour atteindre ces objectifs, en vous concentrant sur la simplicité et la pertinence pour maximiser les taux de conversion.
- Utilisez des champs normés pour garantir la cohérence des données collectées. Adoptez des conventions uniformes pour les noms de champs, les types de données (texte, email, numéro de téléphone, etc.), et les options de réponse (listes déroulantes, cases à cocher). Assurez-vous que les champs suivent les standards et pratiques de l’industrie pour faciliter l’intégration avec d’autres systèmes.
- Simplifiez la présentation du formulaire en limitant le nombre de champs et en utilisant des étiquettes claires et des aides contextuelles (placeholders, infobulles). Organisez les champs en sections logiques et assurez la compatibilité avec les appareils mobiles.
#8 Préparez vos templates
Les modèles d’emails HubSpot permettent de maintenir l’uniformité et l’efficacité de vos communications. Utilisés depuis le CRM ou la boîte de réception, ils facilitent le suivi et l’analyse des interactions avec les clients.
- Rendez-vous dans Bibliothèque puis Modèles. Saisissez le nom, l’objet, et le contenu du modèle.
- Personnalisez finalement le formatage et les jetons de personnalisation.
- Veiller à penser vos templates dans le respect de votre charte graphique.
#9 Formalisez vos propriétés de score
Pour déterminer le niveau de maturité de vos leads, vous serez amené à attribuer une note en fonction de chaque action réalisée et de ses caractéristiques, d’où l’absolue nécessité d’avoir des champs bien normés !
- Via vos Propriétés, sélectionnez une propriété de score par défaut ou créez-en une personnalisée pour vos contacts, entreprises ou transactions.
- Dans la propriété de score, cliquez sur Ajouter des critères sous les sections Positif ou Négatif pour ajouter ou retirer des points en fonction des actions ou attributs des fiches d’informations.
- Les scores seront automatiquement mis à jour et pourront être utilisés pour segmenter les contacts, entreprises ou transactions et les inscrire dans des workflows.
# 10 Définissez vos workflows
Bien sûr, il ne suffit pas d’identifier un lead. Il faut le comprendre et s’assurer de lui proposer des contenus et événements qui lui conviennent et lui permettent de gagner pleinement en maturité. Concrètement, il s’agit de démarrer votre automatisation !
- Vous pouvez créer votre workflow de zéro ou utiliser un modèle. Sélectionnez l’objet (Contacts, Entreprises, Transactions, etc.) et le type de workflow (vide, planifié, ou basé sur une date).
- Définissez les critères d’inscription en ajoutant des filtres ou des événements pour inscrire automatiquement les fiches d’informations dans le workflow.
- Cliquez sur + pour ajouter des actions (envoyer un email, créer une tâche, etc.) et personnalisez-les selon vos besoins.
Prêt à lancer vos premières campagnes ? Ou est-ce que le set up d’Hubspot vous paraît encore intimidant ? Chez WebConversion, nos Consultants sont aguerris à l’exercice et vous accompagneront à chaque étape de cette aventure. Contactez nos experts !
